HR Administration: Was Unternehmen wissen sollten
HR Administration wird häufig als lästig und zeitintensiv empfunden. Gleichzeitig sind administrative Aufgaben aber unverzichtbar und das nicht zuletzt, weil sie starke rechtliche Implikationen haben können.
Viele Unternehmen sind sich daher unsicher, wann sie HRler:innen eigens für HR Admin anstellen müssen, wann sie auf externe Expert:innen zurückgreifen sollten und was sie selber leisten können. Unser Blogbeitrag widmet sich genau diesen Fragen und bringt Licht ins Dunkel der HR Administration.
Inhaltsverzeichnis
- Ab wann brauchen Unternehmen eine:n HRler:in?
- Welche Aufgaben fallen typischerweise in den Bereich HR Administration?
- Welche Rolle spielen Digitalisierungsprozesse in der HR Administration?
- Welche besonderen Herausforderungen bringt HR Administration mit sich?
- Welche Rolle wird Künstliche Intelligenz zukünftig in der HR Administration spielen?
- Unsere HR Admin Angebote
1. Ab wann brauchen Unternehmen eine:n HRler:in?
Solange ein Unternehmen aus nur einer Handvoll Mitarbeiter:innen besteht, braucht es für die Erledigung administrativer HR Aufgaben in der Regel keine eigene Position. In jungen Start-ups und kleinen Unternehmen stehen Mitarbeiter:innen ohnehin im unmittelbaren Austausch miteinander, weshalb eine eher unbürokratische Arbeitsweise der Standard ist.
Nicht selten aber werden Unternehmen, die vor Kurzem womöglich nur aus ein paar Gründer:innen bestanden, innerhalb weniger Monate von ihrem Wachstum überholt. Plötzlich werden Excel-Listen unübersichtlich, An- und Abwesenheiten nicht systematisch erfasst, Zeugnisse nicht ausgestellt und der Überblick geht verloren. Spätestens wenn die Sozialversicherungsprüfung ansteht, sehen sich viele Unternehmen gezwungen, Ordnung in ihre Akten und Prozesse zu bringen.
Aber nicht nur schnelles Wachstum kann zu Problemen führen. Es kann auch vorkommen, dass der Unternehmensführung im Zuge von Veränderungsprozessen Fehler im Personalwesen unterlaufen – nicht selten wegen mangelndem Know-how. Besonders häufig treten Probleme in Bezug auf rechtliche Fragen auf, beispielweise bei Kündigungen.
2. Welche Aufgaben fallen typischerweise in den Bereich HR Administration?
Der Bereich HR Administration kann sowohl operative als auch strategische Aufgaben umfassen. Zu den operativen Aufgaben gehören beispielsweise das Anfertigen und Anpassen von Verträgen, das Ausstellen von Bestätigungen, das Schreiben von Zeugnissen und das Abwickeln von Payroll Prozessen.
Strategische Anforderungen treten meist im Zuge von Umstrukturierungen und der Etablierung systematischer Administrationsprozesse auf. Hier braucht es HR Expert:innen mit einem ganzheitlich-analytischen Blick, einem guten Netzwerk (z.B. zu Rechtsexpert:innen) und dem nötigen Überblick über die Landschaft an Digitalisierungstools und -software.
Abhängig von der Größe des Unternehmens und der Komplexität der zu erledigenden Aufgaben in der HR Administration haben Entscheidungsträger die Option, externe HR Admin Experts auf Basis eines Werkvertrags oder in Form einer Arbeitnehmerüberlassung ins Boot zu holen – oder eine Kombination aus beidem. Welche Art der Unterstützung am meisten Sinn macht, sollten Unternehmen individuell im Gespräch mit HR Admin Expert:innen erörtern.
3. Welche Rolle spielen Digitalisierungsprozesse in der HR Administration?
Eine effiziente HR Administration ist untrennbar mit der Digitalisierung von HR Dokumenten und Prozessen verbunden.
Zu den Vorteilen einer digitalen Infrastruktur von Dokumente gehören:
- Vereinfachter Zugriff der Mitarbeitenden auf eigene Dokumente
- Verschlankung von HR Prozessen
- Zentrales Dokumentenmanagement
- Vermeidung von Fehlern
- Generelle Zeitersparnis
Für eine ganzheitliche digitale Lösung müssen zuerst bestehende Prozesse (z.B. in Bezug auf Lohnabrechnungen) analysiert werden. Je nach unternehmensspezifischen Gegebenheiten und Zielen können HR Admin Expert:innen dann eine passende digitale Infrastruktur in Form einer Personalsoftware vorschlagen und implementieren.
4. Welche besonderen Herausforderungen bringt HR Administration mit sich?
Neben operativen und strategischen Komponenten spielen vor allem rechtliche Aspekte eine große Rolle in der HR Admin. Besonders in Deutschland müssen Unternehmen sehr vielen juristischen und bürokratischen Anforderungen Genüge leisten.
Auch im Vergleich zu seinen deutschsprachigen Nachbarländern sticht Deutschland mit seiner Vielzahl an Reglementierungen hervor. So lästig dies für Unternehmen auch sein mag, angesichts regelmäßiger Aktenprüfungen und drohender Strafzahlungen bei Regelverstößen müssen sie sich den Gegebenheiten anpassen und bei Bedarf auf externe HR Admin Expert:innen zurückgreifen.
5. Welche Rolle wird Künstliche Intelligenz zukünftig in der HR Administration spielen?
Wer sich mit den aktuellen Fortschritten in KI-Technologien auseinandergesetzt hat, kann sich mit ein wenig Fantasie diverse konkrete Anwendungsfelder im Bereich HR Admin vorstellen. Man denke in diesem Kontext beispielsweise an die automatische Erstellung von Zeugnissen.
Tatsächlich gibt es aber schon länger Tools, welche die Erstellung von Zeugnissen weitestgehend automatisieren. Aufgrund der starken rechtlichen Komponente in vielen administrationsbezogenen Prozessen ist es außerdem fraglich, ob es darüber hinaus in anderen HR Admin Bereichen konkrete Anwendungsfälle für KI-Automatisierungen geben wird – gerade im so stark reglementierten Deutschland.
Vor diesem Hintergrund scheint es wahrscheinlicher, dass KI-Technologien wie ChatGPT eher unterstützend als ersetzend fungieren. Weil HR Admin Expert:innen mit solch technologischer Unterstützung produktiver werden könnten, ist es daher vorstellbar, dass ihr Aufgabenprofil immer stärker von strategischen Aufgaben geprägt wird.
6. Unsere HR Admin Angebote
Jedes Unternehmen hat eigene Abläufe und Anforderungen in seiner HR Administration. Bei HR factory kennen wir diese unterschiedlichen Bedürfnisse.
Unsere HR Admin Pakete sind daher so strukturiert, dass auch für dein Unternehmen das passende Angebot vorhanden ist.
Für HR Administration on Point.