FAQ
Du hast Fragen zu unseren Leistungen oder zur Zusammenarbeit? Hier findest du Antworten – nach Themen sortiert.
Allgemein
Allgemein zu HR factory
Was macht HR factory genau?
Wir übernehmen operative HR-Arbeit: als Verstärkung im Personalteam, als erfahrene Person mit eigener Verantwortung oder als ausgelagerter Service für einen ganzen Prozess. Der Schwerpunkt liegt immer auf der Personalarbeit selbst – nicht auf reiner Beratung.
Sind die HR Experts fest angestellt?
Ja. Unsere HR Experts sind bei HR factory fest angestellt – inklusive Führung, Weiterbildung und fachlichem Austausch. Für besondere Senior-Bedarfe ergänzen erfahrene, selbstständige Interim Manager:innen unser Netzwerk.
Wie findet ihr die passende Person oder Lösung für mein Unternehmen?
Wir klären zuerst Aufgabe, Dauer und Verantwortung. Daraus ergibt sich, welches Modell sinnvoll ist und welche Erfahrung die Person mitbringen muss. Fachliche Eignung und Passung ins Team wiegen dabei gleich schwer.
Für welche Unternehmen eignen sich eure Services?
Für Kleinunternehmen ohne eigene Personalabteilung ebenso wie für einzelne Prozesse im Mittelstand und in Konzernen – branchenübergreifend, mit 25 Jahren Erfahrung über mehr als 40 Branchen.
Modelle
Zusammenarbeitsmodelle: ANÜ, Outsourcing, Interim
Welche Modelle der Zusammenarbeit gibt es?
Drei gleichwertige Wege, je nach Bedarf und Zeithorizont:
- Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ): Eine Person arbeitet befristet (meist bis zu 18 Monate) direkt in deinem Team, du steuerst sie selbst – fest bei HR factory angestellt, vor Ort oder remote.
- Outsourcing: Ein Service-Team aus mindestens zwei HR Experts übernimmt einen Prozess mittel- bis langfristig eigenverantwortlich, in der Regel remote. Du erhältst ein Ergebnis statt einer einzelnen Person – inklusive Vertretungssicherheit.
- HR Interim: Eine erfahrene, selbstständige HR-Expertin/ein Experte übernimmt ein zeitlich befristetes Mandat eigenverantwortlich, ohne definierte Höchstdauer – ideal für Führung auf Zeit oder klar umrissene Vorhaben.
Welches Modell passt zu meiner Situation?
Das hängt davon ab, ob es um ein Projekt, einen laufenden Prozess oder eine Vakanz geht, wie lange Unterstützung nötig ist und ob du selbst steuern oder ein Ergebnis beauftragen möchtest. Das klären wir im kostenlosen Erstgespräch.
Übernehmt ihr auch nur einzelne Prozessschritte statt einer kompletten Leistung?
Ja, bei den meisten Leistungen (z. B. HR-Administration, Payroll, Recruiting, L&D) kannst du einzelne Bausteine auslagern oder die gesamte Betreuung übergeben – modular nach Bedarf.
Leistungen
Leistungen im Detail
HR-Administration
Stellt ihr HR-Administrator:innen ins Team oder übernehmt ihr die ganze Administration?
Beides. Über ANÜ oder Interim stellen wir eine Fachkraft direkt in dein Team, die du selbst steuerst. Über Outsourcing übernimmt ein Service-Team Teile oder die gesamte HR-Administration.
Ist HR-Administration dasselbe wie People Operations?
Nicht exakt. HR-Administration meint die operativen, verwaltenden Aufgaben (Stammdaten, Dokumente, Ein-/Austritt, Payroll-Vorbereitung). People Operations ist ein breiterer Begriff, der zusätzlich strategische Themen wie Employee Experience oder Organisationsentwicklung umfassen kann. Unser Service deckt den administrativen Kern ab, unterstützt aber auch bei angrenzenden Themen.
HR Business Partner (HRBP)
Was macht ein HR Business Partner konkret?
HRBPs sind erfahrene HR-Generalist:innen, die das Kerngeschäft gemeinsam mit der Führungsebene strategisch und mitarbeiterorientiert vorantreiben – Fokus auf Beratung, Coaching und Umsetzung, nicht auf Administration.
Worin unterscheidet sich ein HRBP von einer Personalreferent:in bzw. von der HR-Leitung?
HRBPs arbeiten strategisch-beratend an der Schnittstelle zu einzelnen Fachbereichen, Personalreferent:innen eher operativ-administrativ. Die HR-Leitung trägt zusätzlich die volle Führungs-, Budget- und Ergebnisverantwortung für den gesamten Personalbereich.
Braucht mein Unternehmen für einen HRBP eine bestehende HR-Abteilung?
Nein. In kleineren Organisationen arbeitet der HRBP generalistischer und deckt Strategie und Betreuung gemeinsam ab; in größeren Strukturen liegt der Fokus stärker auf Business Support und Change.
HR-Leitung
Was macht eine Interim HR-Leitung konkret?
Sie übernimmt die Personalleitung vollständig: Führung des HR-Teams, Personalplanung und -budget, Zusammenarbeit mit Betriebsrat und Geschäftsführung sowie laufende Entscheidungen im Personalbereich.
Wie lange dauert ein HR-Leitungsmandat üblicherweise?
Das hängt vom Anlass ab – eine Elternzeitvertretung ist planbar, eine Nachfolgesuche dauert oft mehrere Monate. Das Mandat läuft projektbezogen, ohne definierte Höchstdauer.
Unterstützt ihr auch bei der Suche nach einer festen Nachfolge?
Ja. Die Interim HR-Leitung kann das Anforderungsprofil schärfen und den Auswahlprozess begleiten – über unser Recruiting oder gemeinsam mit einem bestehenden Partner.
Was passiert, wenn ein Mandat endet?
Zum Abschluss steht eine strukturierte Übergabe: dokumentierte Themen, offene Entscheidungen und Wissenstransfer an die feste Nachfolge bzw. interne Struktur. Das Mandat endet mit einem übergabefähigen Stand, nicht mit einem Abbruch.
HR-Transformation & Restrukturierung
Was macht eine Interim Manager:in in Transformation und Restrukturierung konkret?
Sie übernimmt den Personalteil eines Veränderungsvorhabens: Zielstruktur ableiten, Maßnahmen planen, Verhandlungen mit den Gremien führen, Umsetzung steuern und Führungskräfte durch den Prozess begleiten. Fokus liegt auf Durchführung, nicht auf Gutachten.
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich ein Transformationsmandat?
Weniger eine Frage der Größe als des Vorhabens: Sobald Personalmaßnahmen mitbestimmungspflichtig werden oder mehrere Standorte, Gesellschaften oder Systeme betroffen sind, wird der Koordinationsaufwand schnell zu groß für das Tagesgeschäft.
Übernehmt ihr auch die Verhandlung mit dem Betriebsrat?
Ja, im Rahmen des Mandats: Vorbereitung, Verhandlungsführung und Dokumentation zu Interessenausgleich, Sozialplan und Betriebsvereinbarungen. Die arbeitsrechtliche Bewertung bleibt bei eurer Rechtsberatung/Kanzlei, mit der wir eng zusammenarbeiten.
L&D / Trainingsmanagement
Bekomme ich Personal ins Team oder übernehmt ihr die L&D-Prozesse?
Beides. Über ANÜ oder Interim bekommst du eine:n Trainingsmanager:in direkt ins Team. Über Outsourcing übernimmt ein Service-Team dein Trainingsmanagement in Teilen oder vollständig.
Was gehört alles zum Trainingsmanagement (Managed Training Service)?
Der operative Kern von Learning & Development: Seminarprogramm, Teilnehmer- und Trainerbetreuung, Venue- und Contract-Management, LMS-Betrieb, Budgetsteuerung, Reporting und Dokumentation – auf Wunsch ergänzt um strategische L&D-Beratung.
Payroll
Übernehmt ihr die komplette Payroll oder nur einzelne Schritte?
Beides. Über ANÜ oder Interim bekommst du eine Fachkraft direkt ins Team. Über Outsourcing übernimmt ein Service-Team deine Payroll in Teilen oder vollständig.
Auf welchem System arbeitet ihr?
Auf eurem bestehenden System (z. B. DATEV, SAP, LOGA, ADP, Personio) oder wir unterstützen bei Auswahl und Einführung eines neuen Systems.
Wer trägt die Verantwortung für die Datenverarbeitung bei der Payroll?
Du bleibst Verantwortlicher für die Entgeltdaten deiner Beschäftigten. Beim ausgelagerten Service schließen wir vor dem ersten Abrechnungslauf einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO – mit Zweckbindung, Zugriffsrechten, Unterauftragnehmern, Löschfristen und technischen Maßnahmen. Bei ANÜ oder Interim werden Daten in euren Systemen und im vereinbarten Rahmen verarbeitet, Verschwiegenheit ist vertraglich geregelt.
Recruiting & Active Sourcing
Stellt ihr Recruiter:innen ins Team oder übernehmt ihr den ganzen Prozess?
Beides. Über ANÜ oder Interim bekommst du eine:n Recruiter:in direkt ins Team. Über Outsourcing übernimmt ein Service-Team deinen Recruiting-Prozess in Teilen oder vollständig.
Worin unterscheidet sich Active Sourcing von klassischem Recruiting?
Klassisches Recruiting erreicht aktiv suchende Kandidat:innen über Stellenanzeigen. Active Sourcing spricht passende Personen direkt an, die nicht aktiv auf Jobsuche sind – entscheidend bei knappen Fachkräften.
Für welche Positionen eignet sich euer Recruiting?
Vom Sachbearbeiter bis zur Fachkraft mit Spezialprofil – branchenübergreifend, für Kleinunternehmen, Mittelstand und Konzerne.
Kosten
Kosten, Start & Dauer
Was kostet die Zusammenarbeit mit HR factory?
Die Kosten hängen vom gewählten Modell (ANÜ, Outsourcing, Interim), vom Umfang und von der Senioritätsstufe ab. Richtwerte: ANÜ ab ca. 55 €/Stunde, Interim ab ca. 85 €/Stunde, Outsourcing-Pakete ab ca. 950 €/Monat. Nach dem Erstgespräch erhältst du eine transparente Einschätzung – ohne versteckte Posten.
Wie schnell könnt ihr starten?
Je nach Modell und Thema unterschiedlich schnell: Interim-Mandate (z. B. HR-Leitung, Transformation) starten oft innerhalb weniger Tage, da unsere Interim Manager:innen meist kurzfristig verfügbar sind. ANÜ- und Outsourcing-Einsätze starten in der Regel innerhalb weniger Wochen nach Erstgespräch und Abstimmung des Leistungsumfangs.
Datenschutz
Datenschutz & Informationssicherheit
Wie stellt ihr Datenschutz bei der Verarbeitung von Personaldaten sicher?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten (Personal-, Kandidaten-, Teilnehmer- und Entgeltdaten) ausschließlich zweckgebunden, minimiert und dokumentiert im Rahmen der DSGVO – ohne unnötige Kopien und mit klaren Aufbewahrungsfristen. HR factory ist zusätzlich nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich – HR factory oder mein Unternehmen?
Das hängt vom Modell und vom konkreten Prozess ab:
Beim Outsourcing bleibst du als Kunde Verantwortlicher, HR factory agiert als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO (eigener AV-Vertrag vor Leistungsbeginn).
Bei ANÜ und Interim wird die Rollenverteilung je Prozess festgelegt; für die Verarbeitung in euren Kundensystemen bleibt grundsätzlich dein Unternehmen selbst verantwortlich.
Verschwiegenheit ist in jedem Fall immer vertraglich geregelt.
Verarbeitet HR factory Daten zu eigenen Zwecken bleibt die Verantwortung dafür selbstverständlich bei uns.
Karriere
Karriere & Bewerbung bei HR factory
Kann ich mich auch initiativ bewerben?
Ja. Ist aktuell keine passende Stelle ausgeschrieben, kannst du dich über die Initiativbewerbung bewerben. Wir melden uns, sobald ein passendes Projekt entsteht.
Wann erhalte ich eine Rückmeldung auf meine Bewerbung?
Das Talent-Acquisition-Team bemüht sich um zeitnahe Rückmeldung. Falls nach einer Woche noch keine Antwort da ist, einfach kurz nachfragen.
Wie läuft der Interview- bzw. Recruiting-Prozess ab?
- Online-Bewerbung über das Bewerbungstool (keine Bewerbungen per E-Mail möglich)
- Erstgespräch per Videocall mit dem Talent-Acquisition-Team
- Zweitgespräch mit der zukünftigen Führungskraft (Büro oder Videocall)
- Projektmatching mit dem potenziellen Kundenumfeld
- Vertragsabschluss
- Onboarding mit Session am ersten Arbeitstag und weiteren Terminen in den ersten Wochen
Was passiert, wenn mein aktuelles Projekt endet?
Du hast einen festen Arbeitsvertrag mit HR factory und bist dadurch unabhängig vom Projektstatus abgesichert. Du wirst weiterbezahlt, HR factory organisiert ein Folgeprojekt; deine Mithilfe beim Kennenlernen neuer Kunden ist dabei gefragt.
Was mache ich, wenn ich zwischen zwei Projekten "projektlos" bin?
Das wird möglichst vermieden. Falls es doch vorkommt, bleibt die Übergangszeit meist kurz und kann für Weiterbildung oder Einblicke in andere Bereiche genutzt werden.
Wie sieht die Organisationsstruktur bei HR factory aus?
Am Standort München arbeiten rund 75 Mitarbeitende. Die Hierarchien sind flach, die Kultur ist von offenen Türen geprägt.