HR ADMINISTRATION – MEHR ALS VERWALTUNG
HR ADMINISTRATION ON POINT.
Verträge anfertigen und verändern, Bestätigungen ausstellen, Zeugnisse schreiben, Payroll Prozesse abwickeln, kurz gesagt: Führungskräfte und Mitarbeiter:innen zu HR Themen beraten und betreuen. Das ist HR Administration. Funktionierende Prozesse steigern dabei die Effizienz und bringen qualitativ hochwertige Ergebnisse hervor. An dieser Stelle fördert das Personalmanagement nicht nur das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Organisation, sondern auch den Unternehmenserfolg.
Wir unterstützen dich bei der gesamten Bandbreite an Aufgaben in der HR Administration professionell, strategisch und/oder operativ in deinem Berufsalltag. Dabei übernehmen wir einzelne Teilprozesse oder auch den gesamten HR Admin Prozess und richten uns nach deinen Bedürfnissen.
WIE FÜR DICH GEMACHT: UNSERE HR ADMIN PAKETE
Jedes Unternehmen hat eigene Abläufe und Anforderungen in seiner HR Administration. Egal, ob es sich dabei um ein Kleinunternehmen ohne eigene Personalabteilung handelt oder um spezifische Teilprozesse in Großkonzernen – wir bieten für jede Gegebenheit eine passende Lösung an.
| UNSERE PAKETE IM VERGLEICH | HR ADMIN BASIC | HR ADMIN ADVANCED | HR ADMIN PREMIUM | HR ADMIN EXCLUSIVE |
|---|---|---|---|---|
| Zielkunden | von Start Up bis Konzern | von Start Up bis KMU | kleinerer Mittelstand | von Start Up bis Konzern |
| Erstellung von Dokumenten, wie Arbeitsverträge & Zeugnisse |  | | | nach individuellem Bedarf |
| Vorbereitende Lohnabrechnung | – | | | nach individuellem Bedarf |
| Erweiterte Personalsachbearbeitung, z.B. Verwaltung von Personalakten oder Überwachung von Arbeits- und Krankheitstagen. | – | | | nach individuellem Bedarf |
| HR Beratung auf Business Partner Niveau | – | – | | nach individuellem Bedarf |
| Personalbetreuung | – | – | – | nach individuellem Bedarf |
| Unterstützung durch ein Service Team* | | | | – |
| Unterstützung durch einen HR Expert** | – | – | – | |
| Maximale Mitarbeiteranzahl im betreuuenden Unternehmen | unbegrenzt | ca. 80 | ca. 50 | ungebrenzt |
| Kosten pro Monat | ab 800€ | ab 1.700€ | ab 2.800€ | individuelles Angebot |
| Leistungsumfang pro Monat | nach Aufwand / Dokumentenanzahl | 10h (Aufstockung nach Bedarf möglich) | 15h (Aufstockung nach Bedarf möglich) | nach Bedarf, Vollzeit möglich |
| Antwortzeit (während üblicher Geschäftszeiten) | max. 48h | max. 24h | max. 24h | umgehend |
| * gemischtes Team (Junior bis Senior Level) | in remote | Kommunikation über eine:n definierte:n Ansprechpartner:in ** von dir ausgewählt| in Voll- oder Teilzeit| vor Ort oder remote | Junior bis Senior Level | HR Admin Basic anfragen | HR Admin Advanced anfragen | HR Admin Premium anfragen | HR Admin Exclusive anfragen |
Die Leistungsbestandteile unserer HR Admin Pakete im Detail
Outsourcing von Arbeitsverträgen und Zeugnissen
Die Erstellung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen auszulagern, ist für viele Unternehmen interessant. Denn diese Tätigkeit ist mit einem hohen Standardisierungsgrad umsetzbar und nimmt dennoch viel Zeit in Anspruch. Äußerste Gewissenhaftigkeit ist gefragt, da bereits kleine Fehler oder Zahlendreher schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen können. Unsere Prozesse sind daher gleichermaßen auf Effizienz als auch auf Qualität ausgerichtet. So garantieren wir zeitnahe Lösungen und professionelle Ergebnisse.
Abrechnung von Löhnen und Gehältern: Pünktlich und up-to-date
Die monatliche Abrechnung stellt jedes Unternehmen – egal ob Start-up, KMU oder Konzern – vor einen hohen administrativen Aufwand. Dazu gehören neben der Erstellung und Bereitstellung der Abrechnung am Monatsende auch die Pflege und Aktualisierung der Mitarbeiterstammdaten, die Überprüfung externer Dokumente, der Austausch mit Ämtern und Behörden und noch vieles mehr. Doch wir unterstützen dich nicht nur bei den Basics der Lohn- und Gehaltsabrechnung, sondern auch dabei immer den Überblick zu behalten.
Gewissenhafter Umgang
mit Personalsachen
In der HR Administration werden die Grundbausteine für einen einwandfreien Arbeitsablauf gelegt. Neben der Erstellung und Pflege der Verträge und Zeugnisse sowie der Lohn- und Gehaltsabrechnung geht es hier um Themen wie die Führung und Pflege von Personalakten, die Berechnung von Urlaubsansprüchen oder die Überwachung von Krankheitstagen. Kurzum unterstützen wir dein Unternehmen bei allen denkbaren verwaltungstechnischen administrativen Arbeitsabläufen.
Effizient und lösungsorientiert
Die Personalbetreuung verlangt aufgrund des direkten Kontakts zu den Mitarbeiter:innen und der Zusammenarbeit mit den Führungskräften nach einer vertrauensvollen und professionellen Lösung. Unsere HR Experts gewährleisten effizientes und lösungsorientiertes Handeln gepaart mit einem breiten Wissen und Erfahrungen im Umgang mit komplexen Fragestellungen – auch personalrechtlicher Art – über den kompletten Employee-Life-Cycle. Unter den Bereich der Personalbetreuung fallen beispielsweise auch das On- und Offboarding von Mitarbeiter:innen. Bei allem gilt es stets, die Bedürfnisse aller Beteiligten gleichermaßen zu berücksichtigen.
Das beste Ergebnis ist
gerade gut genug
Nicht nur bei der HR Administration stellen wir die höchsten Ansprüche an uns selbst. Unser Ansporn ist immer das bestmögliche Ergebnis für dich zu erzielen – oder sogar noch ein bisschen darüber hinaus. Unsere erfahrenden HR Experts stehen dir bei Bedarf auch bei strategischen Fragestellungen mit ihrem Wissen zur Seite und verlassen dabei das klassische Aufgabengebiet der HR Administration. Unsere Stärke ist dabei klar unsere Empathie für die jeweilige Situation des Kunden. Nur wer verstanden hat, um was es wirklich geht, kann die perfekte Lösung liefern.
Optimierte Prozesse für die gesamte HR Abteilung
Das ist ganz einfach: Funktionierende Prozesse führen nicht nur in der HR Administration zu Erfolg, sondern wirken sich auch in den anderen Bereichen des HRs positiv aus. Sowohl auf die gesamte Performance der Personalabteilung als auch auf die Zufriedenheit der einzelnen Mitarbeitenden. Du bist neugierig, wie wir beispielsweise deine Recruiting-Prozesse zusammen optimieren können?
WIR FREUEN UNS AUF DEINE ANFRAGE
Moritz Meyer
Senior Account Manager
| HR Projects
Daniel Daser
Account Manager
| HR Projects
Christiane Niebler
Business Development Managerin | DACH
Du möchtest mehr über unsere HR Admin Angebote erfahren? Dann lass uns direkt loslegen. Melde dich bei unseren Ansprechpartner:innen und vereinbare ein unverbindliches Erstgespräch. Wir freuen uns darauf, gemeinsam herauszufinden, welche Art der Unterstützung für dich und dein Team am Besten geeignet ist.
HR ADMINISTRATION: DEINE FRAGEN | UNSERE ANTWORTEN
Was ist HR Administration?
HR Administration ist das Herzstück jeder HR Abteilung. Selbst, wenn das Unternehmen so klein ist, dass es keine ausgewiesene Personalabteilung hat, sind Aufgaben aus dem Bereich der HR Administration rechtlich vorgeschrieben und essenziell für einen reibungslosen Ablauf im Betrieb.
Neben der Erstellung von Arbeitsverträgen sowie Arbeitszeugnissen und dem Führen einer Personalakte ist auch die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung unumgänglich. Darüber hinaus fallen Tätigkeiten wie die Berechnung von Urlaubstagen, die Überwachung von Arbeits- und Krankheitstagen in den Bereich der HR Administration. Aber auch die persönliche Betreuung von Fach- und Führungskräften bei personalrechtlichen Fragen während des Einstellungsprozesses oder im Rahmen von On- und Offboarding können in diesen Bereich fallen.
Warum ist HR Administration für mein Unternehmen wichtig?
Eine funktionierende HR Administration bildet die Grundlage eines modernden People Managements und stellt somit einen wichtigen Bestandteil des Unternehmenserfolgs dar. Außerdem deckt dieser Teil der HR alle formellen Vorgänge ab, die von der Einstellung bis zur Ausstellung von Mitarbeitenden zu berücksichtigen sind. Ohne reibungslose HR Administration Services sind Organisationen und Betriebe kaum handlungsfähig.
Welche Vorteile bietet das Outsourcing von HR Administration Aufgaben?
Die Vorteile sind vielfältig und abhängig von den individuellen Gegebenheiten deines Unternehmens. Besonders häufig nehmen Kunden unseren Support in Anspruch, um Kosten einzusparen, um intern wieder mehr Kapazitäten zu schaffen. Oder um sich Knowhow im Bereich des Personalmanagements in den Betrieb zu holen, welches intern nicht verfügbar ist.
Worin liegt der Unterschied in den verschiedenen HR Admin Paketen?
Die Betreuung unserer Kunden im Rahmen der Pakete HR Admin Basic, HR Admin Advanced und HR Admin Premium erfolgt über remote Service Teams – bestehend aus mehreren HR Experts – von Junior bis Senior. Der Betreuungsumfang richtet sich dabei nach der Unternehmensgröße und dem gebuchten Paket. Bei der Inanspruchnahme von HR Admin Exclusive bemisst sich der Serviceumfang nach deinen individuellen Bedürfnissen. Auf dieser Grundlage finden wir zusammen mit dir einen HR Expert, der deine konkreten Ansprüche optimal abdecken kann. Die Umsetzung findet, je nach Wunsch, in Voll- oder Teilzeit, remote oder direkt bei dir vor Ort statt.
Was ist der Unterschied zwischen HR Administration, Personalmanagement und Personalsachbearbeitung?
Eine klare Abgrenzung der Begrifflichkeiten ist aus unserer Sicht nicht möglich, sodass wir HR Administration, Personalmanagement und Personalsachbearbeitung synonym verwenden. Generell verbergen sich im HR oftmals verschieden Aufgabengebiete hinter unterschiedlichen internen Begrifflichkeiten. Wenn du dir unsicher bist, melde dich gerne bei uns. Wir finden sicher die richtige Lösung für deine individuelle Situation.
Wann ist eine Unterstützung in der HR Administration sinnvoll?
Eine (teilweise) Auslagerung der HR Administration ist immer dann sinnvoll, wenn die dahinterstehenden Prozesse nicht über die eigenen Mitarbeiter:innen deines Unternehmens abgebildet werden können oder sollen. Hierbei kenn es sich um einen eher kurzfristig erhöhten Workload, beispielsweise aufgrund von Umstrukturierungen, handeln. Oder auch um eine grundsätzliche Entscheidung, dass sich die Mitarbeitenden deiner Personalabteilung stärker auf andere, möglicherweise strategische, HR Tätigkeiten fokussieren sollen. Oder dein Betrieb hat aufgrund einer eher geringen Anzahl an Angestellten keine Personalabteilung. Auch in diesem Fall ist ein Outsourcing von Personalsachthemen sehr beliebt.
Welche Kosten sollte ich einkalkulieren?
Die Kosten für unseren Support im Bereich HR Administration sind abhängig von deinen individuellen Bedürfnissen und der Anzahl an Mitarbeiter:innen. Grundsätzlich bieten wir unsere Unterstützung in Form von vier verschiedenen Lösungen an:
- HR Admin Basic
- HR Admin Advanced
- HR Admin Premium
- HR Admin Exclusive
Die Preisindikation der ersten drei Pakete findest du hier. Die Preise für das Paket HR Exclusive ist erst kalkulierbar, nachdem du deinen ganz individuellen Bedarf mit uns besprochen hast.
Kann ich auch nur Teilprozesse der HR Administration auslagern?
Ja, das ist kein Problem! Wir passen uns deinen Bedürfnissen an. Beispielweise ist unser Paket HR Admin Basic für alle Unternehmensgrößen und Branchen geeignet. In diesem Fall lagerst du nur die Erstellung von Dokumenten wie Arbeitsverträge und Zeugnisse an uns aus. Aber auch für die Abbildung aller anderen Teilprozesse finden wir eine Lösung für dich und halten dir den Rücken frei. Eine spätere Aufstockung für die Abdeckung weiterer Prozesse ist möglich.