HR protsesside digitaliseerimine
KOGEMUSLOOD VÄRBAMISTARKVARA KASUTAMISEST NII EESTIS KUI SAKSAMAAL
Hiljuti ilmus artikkel värbamistarkvara d.vinci kasuteguritest, mille panid kokku tarkvara loojad Saksamaal.
Nimelt andsid sealsed kliendid tagasisidet, kuidas tarkvara kasutamine aitas neil mööda saata viimased keerulisemad aastad ning mil moel see on muutnud nende harjumuspäraseid tööprotsesse positiivses suunas. Ka meie enda tarkavaraspetsialist Tõnu sai seal sõna. Kuigi meie protsesside digitaliseerimine ja värbamistarkvara kasutuselevõtt toimus ammu enne pandeemia algust, saime siiski jagada oma positiivset kogemust.
Artikkel eesti keeles:
Hiljemalt pandeemia algusest ja pärast laialdast kodukontoritesse suundumist sai kõigile selgeks, et värbamismaailmas on pea võimatu jätkata ilma digitaalsete lahendusteta.
Tundsime huvi ja küsisime oma koostööpartnerite ja klientide käest – millised protsessid on neil juba digitaliseeritud ja millised väljakutsed veel lahendusi ootavad. Meie kliendid VEBS (Evangeelsete Konfessionaalsete Koolide Ühendus) ja K16 Saksamaal ning koostööpartner HR factory Eestis andsid meile eksklusiivset tagasisidet. Suur tänu selle eest! Antud artiklis teemegi kokkuvõtte nendest leidudest.
Kõigepealt tundsime huvi, millised protsessid on kõikides HR osakondades juba digitaliseeritud.
Meie klient K16 kasutab d.vinci kandidaatide haldust. Doris Leue, kes töötab People&Culture osakonnas, kirjeldas meile, et nad on praeguseks digitaliseerinud kõik värbamisega seotud protsessid – kandidaadi CV laekumisest kuni kohtumiseni. Samuti on ka teised protsessid osaliselt digitaliseeritud, kuid ühtlasi on veel arenguruumi.
VEBS peasekretär Wolfgang Stock ütleb, et neil on nii värbamise kui ka sisseelamise protsesside osas juba suur osa digitaliseeritud ning seda samuti tänu d.vinci tarkvaralahendustele, mis toetavad mõlemaid protsesse. “Kuulutuste avaldamine, kandideerimisprotsess, kandidaatide jaotamine eri asukohtadesse ja valdavas osas ka sisseelamise protsess toimub meil juba digitaalselt. Kasutuselevõtt oli lihtne ja investeering osutus tõeliseks õnnistuseks.”
Samuti räägib Tõnu, kes on meie koostööpartner HR factroy’s, et kõik protsessid on neil juba kaua aega tagasi digitaliseeritud ning kasutegur oli algusest peale tajutav: “Värbajad kasutavad virtuaalseid kohtumisi läbi Microsoft Teamsi, automaatseid kinnituskirju, digitaalseid kujundus- ja kirjamalle ning meeldetuletusi. Kogu meie töövoo juhtimine on digitaliseeritud.”
Meil tekkis ka küsimus: kui kaua võtab HR protsesside digitaliseerimine aega?
Arvatavasti töötavad paljud töötajad ikka veel paberitega, mis rändavad ühelt laualt teisele, sest kardetakse muudatustega kaasnevat töömahu kasvu ning seda, et üleminekuprotsess ühelt harjumuselt teisele võtab kaua aega. Need väited on siiski suuresti põhjendamatud: nii Doris kui ka Wolfgang VEBS’ist väitsid üksmeelselt, et d.vinci tarkvara juurutus ja programmi sisseelamine kulges muretult ning võttis esimesest kohtumisest kuni kasutuselevõtuni vaid mõned nädalad aega. Doris lisab: “Üks väljakutse oli esialgu kogu kandidaatide kommunikatsiooni d.vinci’sse üleviimine, kuid me harjusime sellega ja kohanesime ning kasu tarkvarale üleminekust oli kiiresti nähtav.” Samuti ütles Wolfgang, et kõige keerulisem osa oli eelnevaid protsesse analüüsida ja ühendada: “Meie ühing koosneb ligi 200 evangeelsest koolist ja lasteaiast, mille ülesanded ja struktuur on tihti väga erinevad.”
Probleemid ja katsumused: Milliseid protsesse on tõsiselt raske digitaliseerida ja kus on piirid?
Tõnu HR factory’st räägib, et palju probleeme seisneb lisadetailides: “Mõnikord ei kandu kõik andmed üle nagu vaja, siis on vaja manuaalselt täiendada”. Doris leiab, et digitaliseerimisel puudub tihtipeale individuaalsus: “Paljud probleemid on väga individuaalsed ja kõike ei sa ühe mustri alusel lahendada.” Wolfgang on samuti ühes asjas kindel: “Tööintervjuul peaksid alati päris inimesed osalema – kuid ka seal saab kasutada digitaalseid abivahendeid.” Sellega nõustub ka Tõnu, et silmast-silma kohtumine on väga oluline. Samuti lisab värbamisprotsessi personaalsust kui esmane kontakt kandidaadiga tehakse telefoni teel. Tõnu lisab: “Näiteks on oluline näha inimest kohapeal, kui töö on füüsilist laadi. Sel puhul ei asenda ükski digitaalne vahend päris kohtumist.”
Tulevikuvaated: milliseid protsesse võiks tulevikus veel digitaliseerida?
Wolfgang tahaks meelsasti ka töölepinguid digitaalses vormis koostada ja kasutada digitaalset töötajate andmebaasi. Ka puhkusegraafikud ja dokumentide haldus võiks tulevikus olla digitaalses keskkonnas. Sarnased plaanid on ka Dorisel tuleviku osas: “Onboardingu digitaliseerimine ja koolitused virtuaalses keskkonnas, oleksid head sammud tuleviku suunas. Kuid ka administratiivsete protsesside ja isikuandmete digitaliseerimine oleksid igapäevatöös suureks kergenduseks.”
Millised on teie kokkuvõtvad järeldused HR-protsesside digitaliseerimise osas?
Doris on siin kohal kindel, et vaev ülemineku osas tasus end ära ja tegi igapäevatöö tunduvalt meeldivamaks ja lihtsamaks. Ka Tõnu loetleb punkte, mis nüüd palju paremini kulgevad kui varem ja lisab, et kasutusel on uued meetmed: “Kandidaatide kategoriseerimine, hindamissüsteem ja andmebaas ehk nn talentpool.” Wolfgang teatab: “Hiljemalt koroona algusest on meil kõik oluline viidud digitaalsesse keskkonda, sest meie ametiasutused asuvad enam kui sajas eri asukohas üle kogu Saksamaa. Üleminek digitaalsesse maailma on d.vinci abil olnud alati lihtne.”
Meil on positiivse tagasiside pärast hea meel ja rõõmustame, kui saame d.vinci süsteemidega oma klientidele abiks olla: lihtsustades erinevaid protsesse, et neile jääks rohkem aega teisteks olulisteks tegevusteks.
Suur tänu VEBS, K16 ja HR factory selle pilguheidu eest oma tööprotsessidesse!
Viide allikale: #wirhabennachgefragt: Digitalisierung im HR-Prozess