Sul on see olemas, miks sa ei kasuta?

Kas sina mäletad veel arvuti ekraanile koputavat kirjaklambri kujulist abilist? Ta ilmus meie ette koos Microsoft Office’i paketiga aastatel 1997-2001. Rahva seas tunti teda nimega Clippy (lühend sõnast paperclip). Kui Office programmile nagu Word või Excel tundus, et kasutaja vajab abi, tuli Clippy, koputas ekraanile ning andis soovitusi kuidas edasi käituda.

Midagi sarnast soovime teha selle pisikese kirjatükiga. Vaikne koputus su arvuti ekraanil, et tuletada meelde, mis võimalused su süles või töölaual sind ootavad. Me ei koputa enam klaasist ekraaniga kobakale kuvarile, nii nagu see oli Clippy eluajal, aga all menüüribal leidub suure tõenäosusega endiselt roheline Exceli ikoon. See ei pea isegi olema Windowsi arvuti sest Excel töötab põhivajaduste ulatuses väga hästi ka Mac’i peal. Oluline on see, et pika ajalooga tabelarvutuse tööriist on pidevalt arenenud ning leiab endiselt väga laialt kasutust. Puudu on aga abivalmis „kirjaklamber.“

Loomulikult võib vaielda, kas seda abimeest üldse vaja on. Kadus ju ka Clippy sajandi alguses meie Office paketi küljest ning nii mõnigi ohkas kergendatult. Clippy ei olnud tol ajal väga nutikas abiline. Pigem tundus tööd segava targutajana ja pidi kaduma. Kui aga vaadata tänapäevaseid kodulehti võib nurgast sinuga vestlust alustavast chatbotist ära tunda sarnase tegelaskuju. Ju siis on taolist abimeest siiski kellelegi vaja.

Miks me siis ikkagi koputasime? Miks siis ikkagi seda Excelit tänapäeval vaja on? Kõige esimesed küsimused abimehelt programmi avajale võiks olla sellised:

Kas sul on andmeid, millest sooviksid paremini aru saada?

Kas sul on regulaarseid tegevusi, millele annaks protsessi kaardistamine lisandväärtust?

Kas sul oleks soov rakendada mõnd andmetöötlustööriista aga valik on liiga keerukas?

Kas sa ikka tead, mida kõike Excel sul tegelikult teha võimaldab?

Kui mõni välja toodud küsimustest tekitas soovi dialoogi astuda võib loomulikult tekkida ka küsimus, kas abimees on ikka piisavalt nutikas. Meie arvates annab sellele vastuse kogemus. Kas tuled küsid ja koged isiklikult või vaatad, millega oleme HR factorys teisi aidanud.

Oleme olnud pikaajalised partnerid kliendi andmebaasidest statistika välja toomisel ja regulaarsel raporteerimisel. Sellega kaasneb pidev raportite arendamine ning automaatsele kujule viimine. Samuti oleme ettevõtetes, kus juba on kasutusel mõni personalitarkvara, aidanud andmeid puhastada või migreerida vanast süsteemist uude. Kõige selle juures on abiks Excel. Puhtalt Exceli faili rakendusena oleme loonud kasutajaspetsiifilisi töö- ja puhkusegraafikuid, standardvorme, koolituste ülevaateid, arvete kontrolli, töökoormuse hindamist ja värbamisprotsesside haldamist. Siin üks video lihtsast Exceli-põhisest värbamise ülevaatest – Excel reporting sheet

Teinekord võivad kliendile pakutavad teenused näiliselt olla üsna Exceli kauged, sest kogu analüüs ja eeltöö toimub taustal. Selle näiteks on kõiksugu küsitlused või rahulolu uuringud. Küsitluse sihtgrupp saab e-kirja või lingi ning uuringu tellijad anonüümse tagasiside. Neil kokkupuude Exceliga puudub, aga tegelikkuses võib kogu andmetöötlus olla läbi viidud just selles. Siin üks hariv Exceli test, mis on üles ehitatud küsitluse vormis (inglise keelne)  – Excel test

HR factory on küll spetsialiseerunud personalitöö probleemide lahendamisele, aga aastate pikkune kogemus selle valdkonna raportite ja aruandluste arendamisel on andnud võimaluse kokku puutuda väga paljude Exceli võimalustega. Seda tihtilugu just sel samal põhjusel, et olemasolevad valmis lahendused ei anna piisavat vabadust või on nende arendamine kliendi jaoks ebapraktiline. Olgu see siis lihtne kandidaatide nimekiri, töötajate oskuste kaardistamine, puhkuste planeerimine või värbamisprotsesside jälgimine. Excel aitab andmeid koondada, omavahel võrrelda ning vajadusel kiirelt edastada. Isegi kui kasutusel on mõni personalihaldustarkvara jõuab lõpparuanne kasutajani tihtilugu just Exceli failina. Excel võimaldab mugavalt ka edastatavaid andmeid võõra silma eest krüpteerida. Mõned näited Exceli kasulikest funktsioonidest ning kavalatest nippidest leiab eelmises peatükis välja toodud testist.

Mõtteid jagas HR factory Exceli guru Lauri.

Anna märku, kui saame sind aidata: grete.adler@hrfactory.com