HR Digitalisierung – Personalmanagement der Zukunft
Digitalisierung ist in der HR mehr als nur ein Trend im Personalmanagement. Die Arbeitswelt befindet sich in vielen Branchen im Wandel und stellt neue Anforderungen und Erwartungen an modernes Personalwesen. Die digitale Transformation im HR ist daher für viele Unternehmen unverzichtbar, um auch zukünftig begehrte Fachkräfte zu finden, ans Unternehmen zu binden und im Unternehmen die richtigen Personen an den richtigen Positionen entsprechend weiterzubilden.
In diesem Beitrag liest du, was HR Digitalisierung wirklich ausmacht und wie diese konkret angewendet werden kann.
1. Was versteht man unter HR Digitalisierung?
HR Digitalisierung heißt, dass klassische und analoge HR Prozesse ins Digitale übertragen werden und vor allem, dass Daten konsequent erfasst und auch genutzt werden. Digitalisierung im Bereich Human Resources sorgt für Zeitersparnis und mehr Sicherheit der Daten. Das Anfragemanagement als Zeitfresser der Personalabteilung kann zum Beispiel stark automatisiert werden.
Auf der ersten Ebene müssen Personalakten nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden. Durch planbare Rechtevergabe haben nur berechtigte Personen im Unternehmen Zugriff auf die Daten, die sie wirklich benötigen. Wird die HR Digitalisierung weiter durchgeführt, können Mitarbeitende im Unternehmen datenbasiert und gezielt motiviert, gefördert und an den richtigen Aufgabenfeldern platziert werden.
2. Anwendungsgebiete der Digitalisierung in HR
- Automatisierung: Zeitersparnis durch das Vereinfachen von administrativen Tätigkeiten und Steigerung der Effizienz stehen oft an erster Stelle, wenn es um die Digitalisierung von HR Prozessen geht. Zeitraubende, wiederkehrende und standardisierte Abläufe können durch geeignete HR Software beschleunigt und automatisiert werden. Durch digitales Dokumentenmanagement oder ein Mitarbeiterportal für Anfragen und Anträge wird dem HR Personal viel Arbeit erleichtert und Zeit frei, die für andere Arbeiten genutzt werden kann.
- Digitalisierung im Recruiting: In vielen Branchen wandelt sich der Arbeitsmarkt von einem Arbeitgebermarkt zu einem Arbeitnehmermarkt. Der Kampf um Talente wird immer wichtiger und so werden Recruiting-Maßnahmen wie Active-Sourcing auf Social-Media oder eine Verbesserung der Candidate Experience immer wichtiger. Auch Onboarding-Prozesse profitieren von der Digitalisierung und werden dadurch effizienter und besser. Vor allem in Hinblick auf mobiles Arbeiten. Hier kann das digitale Personalmanagement vieles erleichtern.
- Talentmanagement digitalisieren: Es ist wichtig, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter:innen nicht nur erfolgreich einarbeiten, sondern auch langfristig an das Unternehmen binden. Dies ist besonders bei jüngeren Generationen wichtig, die digital versiert sind und andere Werte haben. Mitarbeiter:innen möchten mehr Eigenverantwortung und Gestaltungsmöglichkeiten haben, daher können individuelle Softwarelösungen wie Feedback-Tools helfen. Es ist auch wichtig, die Fähigkeiten jedes Mitarbeitenden zu kennen, um sie gezielt zu fördern. Digitale Software kann dabei helfen, ein Talentmanagement-System aufzubauen und Qualifikationen und Ziele transparent zu halten.
- E-Learning nutzen: Moderne HR Arbeit beinhaltet auch Personalentwicklung, wobei digitale Lernangebote eine wichtige Rolle spielen. Diese bieten viele Vorteile, da sie flexibel abrufbar sind und jederzeit zugänglich sind. Durch die Möglichkeit, digitale Lernangebote individuell zu nutzen, können HR Verantwortliche eine personalisierte Wissensvermittlung gewährleisten. Zudem kannst du mit den digitalen Lernmöglichkeiten schnell auf veränderte Arbeitsbedingungen reagieren. In Zeiten von Homeoffice ist E-Learning bereits an vielen Stellen unverzichtbar.
3. Digitalisierung in HR: Was sind die Vorteile?
Die Vorteile der HR Digitalisierung sind zahlreich:
- Viele Standardaufgaben können automatisch und zeitsparender bearbeitet werden und HR Mitarbeitende können sich anderen strategischen Aufgaben widmen.
- Digitale HR Systeme ermöglichen eine verbesserte Datenerfassung und -verarbeitung. Das bedeutet, dass HR Verantwortliche auf bessere Daten zugreifen können, was eine effektivere Entscheidungsfindung ermöglicht.
- Talentmanagement wird durch Digitalisierung auf ein neues Level gehoben, zum Beispiel durch E-Learning und digitales Onboarding.
- Die Digitalisierung von HR Systemen ermöglicht eine größere Flexibilität, da Mitarbeiter von überall aus auf ihre Daten zugreifen können und Arbeitsprozesse von überall aus durchgeführt werden können.
Die Vorteile der Digitalisierung im HR sind offensichtlich, doch müssen Personalverantwortliche auch bedenken, dass Änderungen immer zunächst mit Aufwand verbunden sind und bei Mitarbeitenden auch für negatives Feedback sorgen können, da nicht jede Person Veränderungen aufgeschlossen ist. Unter diesem Gesichtspunkt muss die HR Digitalisierung auch als Herausforderung verstanden werden, vor allem in Unternehmen mit lang bestehenden Abläufen.
4. Die richtige Vorgehensweise bei der Digitalisierung von HR Prozessen
Schritt 1: Aufgaben identifizieren
Liste zunächst alle Aufgaben der Personalabteilung und alle Prozesse auf, die regelmäßig anfallen. Am besten werden hier schon alle Tätigkeiten nach Aufgabenfeldern und Zuständigkeiten sortiert.
Schritt 2: Zeitfressende Aufgaben markieren
Jetzt sollte der Zeitaufwand für jede Aufgabe festgelegt werden, damit die größten Zeitfresser gefunden werden.
Schritt 3: HR Softwarelösung vergleichen und wählen
Wähle aus dem Angebot an HR Lösungen die für deine Zwecke am besten passende Software aus. Wichtig ist, dass es nicht immer nur um Digitalisierung um ihrer selbst willen geht. Nur weil man eine Aufgabe auch digital erledigen kann, geht dies nicht immer leichter oder schneller.
Schritt 4: Daten in HR Software integrieren
Nach der Entscheidung für eine digitale HR Lösung müssen alle Daten ins System überführt werden. Viele Anbieter können beim Datenimport unterstützen, damit der Aufwand minimiert werden kann. Achte auch auf alle Regelungen hinsichtlich Datenschutz, etwa bei Personalakten oder Gehaltsabrechnungen.
Schritt 5: Alle Mitarbeitende ins Boot holen
Auch für den Fall, dass es im Unternehmen Vorbehalte gegen Veränderungen oder allgemein Digitalisierung gibt, sollten so viele Personen so früh wie möglich informiert oder beteiligt werden. Je besser jede Person in der HR Abteilung mit der Software umgehen kann, desto größer wird der Nutzen sein. Hier können auch Schulungen helfen.
5. HR Consulting rund um Digitalisierung & mehr
Hast du Fragen zum Thema HR-Digitalisierung? Gerne beraten wir dich und helfen dir, den Überblick zu behalten und zeigen dir auf, wie du von einer professionellen HR Lösung profitieren kannst.