Offboarding: Das solltest du für einen strukturierten Personalaustritt beachten

Ein strukturierter Personalaustritt ist nicht nur für das Unternehmen sondern auch für die ausscheidenden Mitarbeiter:innen von Vorteil. Doch wie kann man diesen Prozess für alle Beteiligten optimal gestalten? Hier kommt Offboarding ins Spiel! In unserem Beitrag erfährst du, was Offboarding bedeutet und welche Schritte dabei wichtig sind. Wir geben dir Tipps, wie du einen reibungslosen Übergang sicherstellst und welche Fehler vermieden werden sollten. Denn ein gut durchdachtes Offboarding trägt zur positiven Reputation des Unternehmens bei und sorgt für zufriedene ehemalige Mitarbeiter:innen.

1. Offboarding: Definition

Offboarding bezieht sich auf den Prozess, bei dem ein:e Mitarbeiter:in das Unternehmen verlässt oder aus dem Unternehmen anderweitig ausscheidet. Das kann die Kündigung durch Mitarbeitende sein, durch den Arbeitgeber selbst oder ein Austritt wegen Altersrente. Offboarding beinhaltet die verschiedenen Maßnahmen und Schritte, die von Unternehmen ergriffen werden, um einen reibungslosen Übergang für die ausscheidenden Mitarbeiter:innen zu gewährleisten. Dazu gehören beispielsweise die Rückgabe von Unternehmensgeräten wie Laptop, Telefon und Schlüssel, die Überprüfung von offenen Aufgaben und Verpflichtungen, die Auszahlung von noch ausstehenden Gehältern und Urlaubsansprüchen sowie der Abschiedsprozess. Sogenannte Offboarding-Prozesse werden durchgeführt, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende das Unternehmen auf positive Weise verlassen. So werden ihre Erfahrungen und Feedback zu wertvollen Ressourcen für das Unternehmen. Denn nicht nur der erste Eindruck zählt, sondern auch der letzte!

Sehen wir uns die Vorteile eines professionellen Personalaustritts genauer an

Know-how Bewahrung:

Ein gründlicher Offboarding-Prozess gibt Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, ihr Wissen und ihre Erfahrungen zu teilen, bevor sie das Unternehmen verlassen. Dadurch kann der Verlust von wertvollem Know-how vermieden werden.

Verbesserung der Arbeitgebermarke: Ein respektvoller und organisierter Offboarding-Prozess trägt dazu bei, dass Mitarbeiter:innen das Unternehmen mit positiven Gefühlen verlassen. Sie können dadurch auch zu Botschafter:innen der Arbeitgebermarke werden.

Vermeidung rechtlicher Probleme: Durch klare Offboarding-Richtlinien und -Prozesse können mögliche rechtliche Probleme vermieden werden, indem sicherstellt wird, dass alle rechtlichen und vertraglichen Verpflichtungen erfüllt sind.

Rückgewinnung von Ressourcen: Durch das Deaktivieren von Zugriffsrechten und die Rückgabe von Unternehmenseigentum kann das Unternehmen Ressourcen zurückgewinnen und die Sicherheit gewährleisten.

Verbessertes Onboarding: Feedback von ausscheidenden Mitarbeitenden kann dazu genutzt werden, den Onboarding-Prozess zu verbessern und das Mitarbeitendenerlebnis für zukünftige neue Mitarbeiter:innen zu optimieren.

Netzwerkaufbau: Ehemalige Mitarbeitende können zu einem wertvollen Netzwerk von Alumni werden, die potenzielle Kunden, Partner oder zukünftige Mitarbeiter:innen sein könnten.

Möglichkeit für Wiedereinstellung: Manchmal passen die Fähigkeiten und Erfahrungen ehemaliger Mitarbeiter:innen besser zu einer zukünftigen Position. Ein gutes Offboarding kann die Tür für eine zukünftige Wiedereinstellung offenhalten.

Feedback und Verbesserung: Der Offboarding-Prozess bietet eine gute Gelegenheit für ehrliches Feedback. Dies kann das Unternehmen nutzen, um Bereiche zu identifizieren, in denen es sich verbessern kann, und um Probleme anzugehen, die zum Ausscheiden von Mitarbeitenden führen könnten.

Mitarbeitendenbindung: Wenn Mitarbeiter:innen sehen, dass das Unternehmen sich um seine Angestellten kümmert, auch wenn sie gehen, kann das Engagement und die Loyalität der verbleibenden Mitarbeitenden stärken.

Vermeidung von Sicherheitsrisiken:

Ein effektives Offboarding sorgt dafür, dass Zugriffsrechte auf Unternehmenssysteme und Daten rechtzeitig widerrufen werden, um potenzielle Sicherheitsrisiken zu minimieren.

Diese Liste ist nicht als absolut anzusehen, da die Vorteile von Offboarding je nach Unternehmenskultur, Branche und spezifischen Umständen variieren können.

4. Welche Fehler sollte ich beim Personalaustritt vermeiden?

Führungskräfte und HR sollten beim Personalaustritt einige Schlüsselfehler vermeiden. Wir haben dir hier einige wichtige und vermeidbare Fehler aufgelistet:

Mangelnde Kommunikation: Es ist essenziell, den Austritt transparent zu gestalten und das Team angemessen zu informieren, um Gerüchte und Unsicherheit zu vermeiden.

Fehlendes Austrittsinterview: Solche Gespräche sind eine wertvolle Quelle für Feedback und können aufdecken, wo Verbesserungen in der Organisation nötig sind.

„Burning Bridges“: Ex-Mitarbeitende sind potenzielle Markenbotschafter:innen, daher sollten sie mit Respekt und Anerkennung behandelt werden.

Vernachlässigung rechtlicher Aspekte: Arbeitszeugnisse, Datenschutz und Übergabe von Aufgaben müssen sorgfältig gemanagt werden.

5. Fazit

Offboarding ist ein wichtiger Prozess, der dazu beiträgt, das Erlebnis ausscheidender Mitarbeiter:innen positiv zu gestalten und das Unternehmen vor rechtlichen, finanziellen und Sicherheitsrisiken zu schützen. Ein professioneller Offboarding-Prozess bietet nicht nur Vorteile für das Unternehmen, sondern auch für die Mitarbeiter:innen. Um ein effektives Offboarding zu gewährleisten, ist es wichtig, dass alle notwendigen Schritte und Maßnahmen sorgfältig durchgeführt werden. Das bedeutet, dass das Unternehmen seine Mitarbeitenden einen respektvollen und wertschätzenden Abgang ermöglichen muss, um ein positives Bild nach außen zu projizieren und mögliche zukünftige Wiedereinstellungen zu ermöglichen.